Не уничтожайте – автоматизируйте!

Как информационные технологии могут улучшить системы менеджмента компаний.

«Не автоматизируйте – уничтожайте!». Так была названа статья одного из идеологов «модного» в России в начале двухтысячных термина «Реинжиниринг бизнес-процессов» Майкла Хаммера («Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate», Michael Hammer, Harvard Business Review, 1990). В статье автор обращает внимание на тот факт, что масса видов деятельности (или по Хаммеру – бизнес-процессов) в современных предприятиях изначально организованы неверно, а руководство этих компаний вместо того, чтобы перепроектировать свой бизнес, бьется над вопросами автоматизации этих ненужных или неправильно построенных операций (под автоматизацией в данном случае подразумевается внедрение компьютерных информационных технологий в административную деятельность).
Соглашаясь с тем тезисом Хаммера, что бизнес-процессы должны быть построены оптимально (а не оптимальные нет смысла автоматизировать), взглянем на ситуацию с другой стороны. Несмотря на внедрение информационных технологий в повседневную деятельность любой компании, в большинстве из них осуществляется лишь ограниченное использование возможностей персональных компьютеров. Так в большинстве административных бизнес-процессов ПК используют лишь в качестве печатной машинки (для подготовки текстовых документов) или в качестве микрокалькулятора (пускай и продвинутого) в форме электронных таблиц. Возьмем для примера отдел, который занимается системами менеджмента (СМ) качества, экологии, охраны труда и др., назовем его «Служба качества». В большинстве предприятий, в которых автор проводил аудиты, на компьютере документы лишь «набираются». Затем они распечатываются и, как правило, продолжают свою жизнь исключительно на бумажном носителе. Этим применение компьютера в отделе ограничивается (тетрис и пасьянс не в счет).
В подобных случаях не используется колоссальный потенциал, который заложен в современных информационных технологиях. А это приводит к трате времени сотрудников (которое оплачивается работодателем), ресурсов (которые ложатся на общехозяйственные расходы) и нервных клеток (которые не восстанавливаются) от выполнения рутинной механической работы.
Какие основные функции применительно к документации выполняет Служба качества? Это, во-первых, создание, сопровождение согласования и утверждения, рассылка в подразделения, внесение изменений, изъятие и аннулирование документации системы менеджмента (документированные процедуры, карты процессов, руководство по качеству). Во-вторых, проведение внутренних аудитов и оформление его результатов. Когда в организации большое количество подразделений, то при управлении документацией и проведении внутреннего аудита затраты времени на копирование, передачу в подразделения документов (а это в большинстве случаев означает, что надо обойти все подразделения предприятия, выдать всем документ, получить необходимые подписи), внесение изменений (опять обойти все подразделения), аннулирование и изъятие копий (то же), уходит большая часть времени.
Сегодня же есть широкий спектр возможностей, которые предоставляет автоматизация. Действительно, при применении системы управления документацией на электронных носителях предприятие получает следующие возможности:
- получать моментальный доступ к актуальной версии любого электронного документа СМ непосредственно на своем рабочем месте;
- открывать связанные документы СМ одним «кликом» мыши за счет создания системы перекрестных ссылок между документами;
- открывать на своем компьютере необходимые формы документов (бланк письма, приказа, заявок, формы договоров и т.д.) одним «кликом» мыши;
- иметь в сети организации персональную папку отдела с актуальными версиями документов СМ, необходимыми именно для данного подразделения;
- получать информацию об изменении документов СМ по электронной почте;
- вести необходимые обсуждения, связанные с СМ на форуме;
- не беспокоиться о сохранности комплекта документов (документы СМ, хранящиеся на сервере организации, защищены от потери применением периодического резервного копирования);
- сократить время внесения изменений и издания документов СМ, доведения их до персонала;
- исключить необходимость ведения журнала регистрации документов СМ в подразделениях;
- сократить затраты на бумагу, тонер.
Аналогичны преимущества применения информационных технологий при проведении внутреннего аудита: оформление документации, доведение ее до заинтересованных лиц, извещение о сроках выполнения корректирующих действий, решение вопроса идентификации, разборчивости, обеспечения надлежащих условий хранения, восстановления и т.д. записей по внутреннему аудиту.
К счастью в последнее время и аудиторы органов по сертификации стали признавать эффективность и необходимость применения информационных технологий. А еще несколько лет назад было необходимо доказывать, что применение электронного документооборота позволяет не только выполнять все требования к документации (например, требования п. 4.2.3 стандарта ИСО 9001:2000), но и решать массу других проблем организации.
Причем в выгоде остаются все заинтересованные стороны: для сотрудников – это экономия времени на рутинных операциях, которое можно потратить более достойно, для подразделений-пользователей документации – это возможность быстрого нахождения и использования документов, а для руководителя предприятия (и это, наверное, главное) – возможность не «раздувать» штат Службы качества. И это становится преимуществом организаций, позволяющим им развиваться и идти на шаг впереди конкурентов (ведь мы рассматриваем только один частный пример Службы качества, а в подобных предприятиях и прочие бизнес-процессы организованы столь же эффективно с применением информационных технологий).

Денис Свитенко, директор
ООО «Консент-Менеджмент», главный аудитор TUV CERT (Германия)